"로열호스트", "텐동 텐야" 등의 외식 사업을 비롯해 공항, 고속도로, 스포츠·컨벤션 시설 내 매장 운영과 기업 내 급식 시설 등을 운영하는 컨트랙트 사업, "리치몬드 호텔" 등의 호텔 사업을 전개하는 로열 그룹에서 식품 사업을 담당하는 로열 주식회사. 메뉴 개발이나 식자재 관리 등 모든 업무에서 데이터 분석이 필수적인 동사는 클래스메소드의 기술 지원을 받으며 AWS의 BI 서비스인 Amazon QuickSight로 대시보드를 구축했습니다. 비IT 부서인 상품기획부 구성원이 BI 툴 지식이 거의 없는 상태에서 시작하여 약 4개월 만에 프로토타입을 완성한 프로젝트에 대해 이야기를 들어보았습니다.

 

 

탈Excel을 위한 메뉴 식자재 증감량 분석 '증감표' 대시보드 구축에 도전

 

 

 

이러한 과제를 안고 있던 중 상품기획부 구성원 몇 명이 '데이터 활용 워크샵'에 참가했습니다. 이는 3~4개월 기간 동안 4회에 걸친 워크샵을 실시하여 QuickSight로 대시보드를 구축하는 프로그램입니다. 2024년 11월부터 25년 3월까지 개최된 데이터 활용 워크샵에 참가한 로열 주식회사 담당자들은 해당 프로그램 내에서 자사 과제에 해당하는 테마를 논의하고, 수치 관리 중에서도 중요한 위치를 차지하는 '증감표'의 대시보드화에 착수하기로 했습니다.

 

"증감표란 메뉴 개정으로 발생하는 식자재 재고나 부족을 방지하기 위한 것입니다. 예를 들어 로열호스트 메뉴에서 '계절 디저트'가 딸기에서 멜론으로 바뀔 때, 구매 식자재에서 딸기가 없어지고 멜론이 추가되며, 신규 식자재의 예상 사용량을 보고합니다. 계절 디저트 메뉴 변경에 따라 사용하는 생크림 양이 변화하고, 같은 생크림을 사용하는 디저트 판매량에도 영향을 미쳐 재료의 과부족이 발생할 가능성도 있습니다. 그래서 미리 식자재 총 구매량을 예측하기 위해 증감표를 작성·관리·보고하고 있었습니다. 하지만 증감표를 만들기 위해서는 많은 자료가 필요했고, 속인화된 작업이 되어 있었습니다. 이를 대시보드화할 수 있다면 작업을 표준화할 수 있고, 식자재 동향을 정확하고 빠르게 파악하기 쉬워질 것으로 판단해 워크샵 테마로 설정했습니다"(타하라 씨)

 

 

 

BI 툴을 실습으로 학습하며 클래스메소드와 이인삼각으로 대시보드 구축

 

Day1부터 Day4까지 4회에 걸쳐 실시하는 워크샵에서 참가자들이 특히 중요하다고 느낀 것은 Day2, Day3와 그 전후 1개월간 실시한 대시보드 구축입니다. 2회차에 테마를 '증감표'로 결정한 후, 3회차 워크샵이 진행되기까지 약 1개월간 클래스메소드의 기술 지원을 받으며 구성원들이 중심이 되어 추진했습니다.

 

하지만 이번에 참가한 구성원들은 시스템 전문가가 아니었고, BI 툴이나 QuickSight, 대시보드에 대해서도 처음에는 초보자에 가까운 상태였습니다. 그래서 대시보드 구축 단계에서는 온라인 커뮤니케이션 툴이나 프로젝트 관리 툴을 활용하여 클래스메소드 엔지니어로부터 적절한 조언을 받으며 이인삼각으로 진행했습니다.

 

"BI 툴을 사용하는 것이 거의 처음이어서 대시보드로 어떤 것들을 표현할 수 있는지도 전혀 몰랐습니다. 그런 상황에서 클래스메소드로부터 조언을 받아 일본 지도상에 매장을 매핑하고, 매장을 클릭하면 해당 매장의 판매량이나 내점객 수를 파악할 수 있는 비주얼이나, 판매량과 매출총이익의 상관관계에서 수익률이 높은 메뉴를 알 수 있는 분포도 대시보드를 구축했습니다. 이는 Excel로 만든 기존 증감표에는 없던 것으로, QuickSight만의 시각화를 검토할 때도 클래스메소드에서 제안해 주셨죠"(타하라 씨)

 

 

 

 

 

BI 툴의 유용성을 참가 구성원부터 경영진까지 깊이 이해

 

Day3에서는 구축한 증감표 대시보드 프로토타입을 참가자들에게 발표하고 피드백을 받은 후, Day4까지 개선을 거듭하여 날짜나 매장으로 데이터를 추출하는 필터 기능을 추가해 완성했습니다. 워크샵 마지막 날 성과 발표로 대시보드를 선보이며 모든 프로그램을 마무리했습니다.

 

이번에 상품기획부 구성원들이 참가를 통해 얻은 성과 중 하나는 QuickSight를 접하면서 데이터 분석의 진입 장벽이 낮아지고 업무 효율화에 대한 감촉을 얻은 것입니다.

 

"처음에는 고생했지만, 익숙해지면 초보자도 데이터 분석을 할 수 있다는 것을 배웠습니다. Excel과 같은 속인화도 해소할 수 있고, 데이터 자체는 클라우드 환경상에 보관되어 있어 대시보드가 손상되어도 즉시 복구할 수 있습니다. 여러 시스템에서 그때그때 데이터를 집계하고 가공할 필요도 없어져 대폭적인 부담 경감을 기대할 수 있다는 것도 알았습니다. 증감표 작성에 소요되는 공수도 Excel에서는 8시간 걸렸던 것이 약 절반으로 단축되므로, 한 달에 약 80시간 절약할 수 있을 것 같습니다"(타하라 씨)

 

워크샵 최종 성과 발표회에는 동사 사장과 경영진도 참석했습니다. BI 툴과 QuickSight의 가능성을 새삼 인식하고 향후 활용에 기대를 걸고 있습니다.

 

"이번에는 메뉴 개정에서의 증감표가 테마였지만, QuickSight는 데이터를 다루거나 예측하는 부서라면 어디서든 활용할 수 있는 잠재력을 지니고 있다는 것을 많은 경영진이 이해했습니다. Excel보다 간단하고 안전하며, 누가 사용해도 같은 로직으로 분석할 수 있어 업무 표준화 관점에서도 효과적인 툴이라는 것을 인식했습니다"(이시이 씨)

 

 

 

습득한 대시보드 구축 노하우를 다른 데이터 분석에도 활용

 

워크샵 종료 후에는 구축한 증감표 대시보드를 실제 업무에서 활용하기 위해 검증 작업을 실시하고 있습니다. 현재는 기존 Excel로 작성한 데이터와 QuickSight로 작성한 데이터를 비교하여 데이터 누락이 없는지, 계산 결과가 일치하는지 확인하는 단계입니다.

 

"이용 시작 시기는 검토 단계이지만, 데이터 정리가 순조롭게 진행되면 분명히 메뉴 개정 관련 부서 사용자들이 활용할 수 있다는 확신을 얻고 있습니다. 현재는 기간 시스템을 비롯한 6개 시스템에서 분석에 필요한 데이터를 수동으로 AWS상에 가져오고 있지만, 향후에는 자동 연계로 데이터를 가져올 수 있도록 하고 싶습니다"(타하라 씨)

 

한편, 이번 프로젝트에서 습득한 QuickSight 대시보드 구축 노하우는 다른 데이터 분석에도 활용해 나갈 구상이 있으며, 이미 경리 데이터를 활용한 업태별 매출·내점객 수 대시보드화에도 상품기획부 구성원이 도전하고 있습니다.

 

클래스메소드의 지원을 계기로 BI 툴과 QuickSight 활용에 본격적으로 나선 동사는 클래스메소드에 대해 지속적인 데이터 활용 업무 혁신 지원에 기대를 걸고 있습니다.

 

"업무 부서인 저희는 IT나 첨단 기술에 대해서는 문외한으로 모르는 것이 많습니다. 최근에는 생성형 AI 같은 새로운 기술도 나오고 있습니다. 최신 기술을 활용해 업무 개선을 할 수 있는 것이 있다면 지원을 부탁드립니다"(이시이 씨)

 

"저희가 다루고 있는 데이터는 업무 특성상 다소 독특한 경향이 있다고 생각합니다. 그럼에도 클래스메소드 엔지니어는 '이렇게 하고 싶다'고 요구사항을 전달하면 즉시 이해하고 '이런 건가요?'라고 제안해 주었습니다. '어떻게 이런 것까지 알고 있을까?'라고 놀랐지만, 덕분에 커뮤니케이션도 원활하고 즐겁게 일할 수 있었습니다"(타하라 씨)

 

클래스메소드는 이해하기 쉽고 정성스러운 기술 지원을 통해 '음식과 호스피탈리티'를 추구하는 로열의 데이터 활용 고도화와 업무 효율화에 기여해 나가겠습니다.