온프레미스 환경의 파일 서버를 AWS 환경으로 이전 "원맨 정보시스템"의 업무 효율화와 보수비용 절감에 기여
학교법인 야마노학원
- 교직원이 이용하는 파일 서버의 여유 용량이 부족
- 온프레미스 환경의 보수 운용이 벤더에 의존
- 불충분한 인수인계로 온프레미스 환경이 블랙박스화
- 파일 서버와 디렉터리 서비스를 AWS 환경으로 이전
- 정보시스템 담당자가 직접 AWS 환경에서 운용할 수 있어 업무 효율성도 개선
- 보안 강화와 보수비용 절감을 달성
1934년에 "야마노 미용강습소"를 개설하여 일본의 본격적인 미용교육을 시작한 학교법인 야마노학원. 머리·얼굴·의상·정신미·건강미의 5대 원칙을 "미도(美道)"로 추구하며 지금까지 약 21만 명의 미용사를 배출해왔습니다.
야마노학원에서는 야마노미용전문학교를 비롯해 야마노미용예술단기대학, 야마노일본어학교를 운영하고 있습니다. 이번에 각 학교의 교직원이 사용하는 파일 서버의 여유 디스크 용량이 부족해진 것을 계기로 클래스메소드가 AWS 환경 구축과 서버 이전을 지원했습니다. 이 취조에 대해 동교 시스템매니지먼트과의 다카야마씨에게 이야기를 들어보았습니다.
"원맨 정보시스템"으로서 교내 인프라를 지원
다카야마씨는 이른바 "원맨 정보시스템"으로서 교내 네트워크 관리나 시스템 운용 등의 업무를 담당하고 있습니다. 서버군은 약 15년 전에 온프레미스(데이터센터)에서 구축되었으며, 파일 서버는 다카야마씨가 입사한 2021년 시점에 이미 용량이 부족한 상태였습니다. 총 약 300명의 교직원이 파일 서버를 사용하고 있으며, 미용업계라는 특성상 이미지나 동영상 데이터의 저장도 많았다고 합니다.
"불필요한 파일 삭제를 매일같이 당부했지만, 조금이라도 용량이 확보되면 금세 다시 차버리는 상태가 계속되었습니다. 외부 클라우드 서비스에 파일을 백업하는 직원들도 있어서 보안상의 우려도 있었습니다"
또한 기존 서버는 벤더와 보수계약이 체결되어 있어서, 파일 복원과 같은 간단한 작업도 보수 서비스 티켓을 소모하여 벤더에 작업을 의뢰해야 했습니다. "의뢰부터 완료까지 며칠이 걸리는 경우도 있어서 답답한 마음이 들었습니다"라고 다카야마씨는 말합니다.
그런 가운데 서버 OS의 지원 종료가 다가오면서 다카야마씨는 클라우드 환경으로의 이전을 검토했습니다.
"조사하는 과정에서 AWS에 관심이 생겨 AWS에 문의하여 몇 개 회사를 소개받았습니다. 그 중 하나가 클래스메소드입니다. 파일 서버뿐만 아니라 학무시스템 'CampusPlan'의 이전 실적이 있다는 점, 웹사이트에 대기업 사례가 다수 게재되어 있다는 점, 그리고 영업담당자의 태도가 부드러웠던 것도 결정적이었습니다. 향후 오랜 관계를 맺을 가능성도 있기 때문에 상담의 편의성도 중시했습니다"
파일 서버와 디렉터리 서비스를 AWS로 이전
온프레미스(데이터센터) 환경에서는 Active Directory와 파일 서버가 Windows 환경으로 구축되어 있었습니다. 클래스메소드에서는 AWS에서도 Windows 환경을 그대로 유지하여 AWS Managed Microsoft AD와 Amazon FSx for Windows File Server 구성을 제안했습니다.
당초에는 기존의 도메인이나 디렉터리 구성을 그대로 AWS 환경으로 옮기는 형태로 이전 방식을 검토하고 있었습니다. 하지만 장기간 운용된 기존 서버는 담당자의 인수인계가 불충분하여 블랙박스화되어 있어 현황 파악이 어려울 것으로 예상되었습니다. 그래서 기존 구성을 그대로 이전하는 것이 아니라 Active Directory 도메인을 새로 구축하기로 하고, 별도로 데이터 이전을 진행하는 형태로 프로젝트가 추진되었습니다.
"클래스메소드와는 주 1회 정례회의를 설정하여 진행 상황을 공유했습니다. 하지만 프로젝트 도중에 여러 사정으로 온프레미스 측 네트워크를 담당하는 벤더가 교체되는 일이 발생했습니다. 그 기간에도 클래스메소드에서 작업을 계속 진행해주고, 새로운 네트워크 벤더와 기술적인 대화를 해주어서 큰 도움이 되었습니다"
그리고 서버 내 데이터 이전에 관해서도 유연하게 대응했습니다. 당초 AWS·온프레미스 환경 간을 VPN 연결하여 데이터센터와 직접 데이터를 주고받을 예정이었지만, VPN 연결 후 회선 속도 문제가 발생하여 새로운 회선 준비와 VPN 재구축을 실시했습니다. 각 환경의 데이터 교환에 대해서도 중계 방법을 개선하는 등 제약이나 실용적인 면을 고려하면서 최적의 방법을 선택했습니다.
"이전 작업은 2024년 연말부터 연초에 걸쳐 진행했습니다. 데이터센터에서 데이터를 하나씩 제 PC로 다운로드하고, 그것을 수작업으로 AWS에 업로드해 나갔습니다. Active Directory 도메인이 변경되기 때문에 교직원이 사용하는 PC 설정도 변경했습니다. 신주쿠나 하치오지 등 각 캠퍼스를 돌며 약 300대의 PC 모두에서 새 도메인으로 다시 로그인하고 메일 등의 설정을 변경해 나갔습니다. 작업은 혼자 끝낼 생각이었지만 역시 양이 너무 많아서 중간에 지원을 요청했네요(웃음)"
AWS 환경으로의 이전을 통한 작업 효율화와 보수비용 절감에 기여
이렇게 2025년 1월부터 AWS 환경에서 파일 서버가 가동되기 시작했습니다. 클래스메소드에서는 AWS 환경에서의 서버 조작에 대해 다카야마씨에게 교육도 실시했습니다. "새로운 공유 폴더 만들기", "백업에서 파일 복원하기" 등 가까운 시일 내에 예상되는 조작에 대해 화면을 공유하며 교육하고, 간편 매뉴얼도 제공했습니다.
본 프로젝트는 2025년 3월에 종료되었습니다. 4월 새 학기 이후에도 안정적으로 가동을 계속하고 있습니다. 파일 서버에 관한 문의가 줄어든 것 외에는 "특별히 교내에서의 반응은 없다"고 다카야마씨는 말합니다.
"인프라에 관해서 '반응이 없다'는 것은 특별한 문제없이 사용되고 있다는 뜻입니다. 무엇보다 제가 가장 편해졌습니다. 직접 서버를 운용할 수 있게 되어서 작업 효율이 대폭 개선되었고, 보수비용 절감에도 이어졌습니다"
클래스메소드의 대응에 대해 다카야마씨는 "대응의 신속함"을 평가하고 있습니다.
"정례회의 외에는 Backlog로 커뮤니케이션을 취했는데, 질문에 대해 신속하게 응답해주셔서 놀랐습니다. 덕분에 이전 작업에도 안심하고 임할 수 있었네요. 작업 자체는 힘들었지만, '뭔가 있으면 도움을 받을 수 있다'고 생각하니 마음이 조금 가벼워졌습니다"
AWS 환경을 새로운 가능성을 창출하는 기반으로
파일 서버와 함께 클래스메소드에서는 웹사이트나 CampusPlan 등에 대해서도 AWS 환경으로의 이전을 지원했습니다. 이번 이전을 계기로 다카야마씨는 클래스메소드 주최의 "AWS 초급자 대상 핸즈온 세미나"에 참가하는 등 AWS 관련 학습에 적극적으로 임하고 있습니다.
"더욱 강화된 보안, 교직원 간 커뮤니케이션 툴 도입, FAQ 사이트 구축, 수업 내 AI 활용 등 앞으로 취조하고 싶은 것들이 많이 있습니다. AWS라는 기반을 만들 수 있어서 안심하고 새로운 한 걸음을 내딛을 수 있습니다"
서버 이전을 통해 더욱 진전된 디지털화의 출발점에 선 야마노학원. 클래스메소드에서는 풍부한 AWS 실적을 바탕으로 최적의 활용 시나리오를 제안하며, 앞으로도 야마노학원의 취조을 지원해 나가겠습니다.
